Elaboración de los manuales administrativos y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos.

Introducción:

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos de que disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos y mas. estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención el quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos fundamentales para contar con una comunicación, coordinación dirección y evaluación administrativas eficientes.

para manejaros con consistencia y claridad se incluye un procedimientos por medio del cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño, elaboración presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanente.

Manuales administrativos:

son documentos que sirven como medio de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir en forma ordenada y sistemática tanto la información de una organización ( antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas  sistemas, procedimientos, elementos de calidad etc...) como las instituciones y lineamientos necesarios para que se desempeñen mejor sus tareas.




OBJETIVOS DE LOS MANUALES:

• Presentar una visión de conjunto de la organización 
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerárquicos
•  auxiliar  a la correcta atención de las labores asignadas al personal
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo
• Funcionar como medio de relación y coordinación con otras organizaciones
• Servir como vehículo de información a los proveedores de bienes, prestadores de servicios, usuarios y clientes.

CLASIFICACIÓN DE MANUALES

Por su contenido se clasifican en:

• ORGANIZACIÓN :donde se especifican las diversas unidades orgánicas que componen la empresa.
• PROCEDIMIENTOS: acá se establecen los principales procedimientos que ocurren al interior de la empresa, por ejemplo, de contratación de personal, de compras, de pago de sueldos, entre otros.
• POLÍTICAS: se determinan los políticas que guiaran el accionar de la empresa.
• BIENVENIDA: diseño especialmente para los nuevos empleados, en este manual se detallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores etc.

POR SU ÁMBITO 

* Generales: Que contienen información de la totalidad de la organización.

* Específicos: que consignan información de un área o especifica. 

CONTENIDO GENERAL  DE LOS MANUALES:

• Identificación 

• Índice o contenido 

• Prólogo y/o introducción 

• Antecedentes históricos 

• Legislación o base legal 

• Atribuciones 

• Estructura orgánica 

• Organigrama u Organigrama 

• Funciones 

• Descripción de puestos 

• Conclusión 

Guía Para Elaborar Manuales Administrativos. 

Los elementos que más interesan dentro de los integrantes de un manual son 
aquellos que serán objeto de consulta y que se encontrarán ubicados en lo que se 
denomina “cuerpo principal” funciones, normas, instrucciones, procedimientos, 
lineamientos, etc. Dependiendo del tipo de manual de que se trate. 

En primer lugar comenzará el texto con una sección denominada “contenido”, donde 
se enunciarán las partes o secciones integrantes del manual. 

Esta sección será seguida de un “índice” en el que, al igual que todo texto, se 
indicará el número de página en que se localiza cada título y subtítulo. Es un índice 
numérico, cuyo ordenamiento respeta la secuencia con que se presentan los temas 
en el manual. 

Pero también puede existir un índice temático, en el que los temas se presentan 
ordenados alfabéticamente para facilitar su localización por este medio. Por lo 
general, el índice temático se ubica como última sección del manual. 

La tercera sección será la “introducción” en la que se explicará el propósito del 
manual y se incluirán aquellos comentarios que sirvan para proponer al lector y 
clarificar contenidos en los capítulos siguientes. 

La cuarta sección contendrá la “instrucciones para el uso del manual”. Esto es, 
explicará de qué manera se logra ubicar un tema en el cuerpo principal a efectos de 
una consulta, o bien en que forma se actualizarán las piezas del manual, dada la 
necesidad de revisiones y reemplazos de normas y medidas que pierden vigencia o 
surgen nuevas necesidades a cubrir. 

La quinta sección es el “cuerpo principal”; es la parte más importante y la verdadera 
razón del manual.

QUE CONTIENE UN MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

Este es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación se presenta un breve modelo de este tipo de manual:

Bibliografía.

Münch Galindo, Lourdes. 

Fundamentos de Administración. 

Quinta Edición, México, Editorial Trillas, 

1999.