Elaboración de los manuales administrativos y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Manual de procedimientos:

 Es un instrumento administrativo que apoya el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.

En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en un

tiempo definido.                                   , .

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y

eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Para documentar los procedimientos es necesario cumplir con los aspectos 

siguientes: 

a. Que se justifiquen; 

b. Que tengan antecedentes históricos consolidados; 

c. Que tengan alcances y límites precisos; 

d. Que contribuyan al desarrollo de un proceso; 

e. Que existan responsables de su ejecución; y 

f. Que identifiquen registros para obtener evidencias de su 

cumplimiento.

VENTAJAS:

a.     Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b.     Auxilian en la inducción al puesto.

c.     Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

d.     Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.

e.     Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.

f.      Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.

g.     Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de la información.

h.     Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.

i.       Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.

j.       Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

k.     Son guías del trabajo a ejecutar.

l. Disminuir la improvisación y los errores; 

m. Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los 

miembros de la organización; 

n. Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo de los 

servicios públicos; 

ñ. Ser documentos de consulta; 

o. Vincular la realidad con los procesos documentos; y 

p. Emprender acciones de mejora. 

COMPONENTE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO:

El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada  organización; varía según su ámbito de aplicación y su alcance. No obstante, se  recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente: 

*  Presentación 

* Objetivo General 

* Identificación e integración de procesos 

*  Relación de procesos y procedimientos 

 * Descripción de los procedimientos 

    1. Nombre del procedimiento 

    2.ƒ Objetivo 

ƒ    3.Alcance 

ƒ    4.Referencia 

 ƒ  5.Responsabilidades 

    6.ƒ Definiciones 

    7.ƒ Insumos 

   ƒ 8.Resultados 

     ƒ9.Interacción con otros procedimientos 

     ƒ10. Políticas 

    11.ƒ Desarrollo 

ƒ   12. Diagramación 

ƒ   13.Medición 

ƒ   14.Formatos e instructivos 

*Simbología 

* Registro de ediciones 

*Distribución 

* validación 

Recomendaciones generales de presentación

·          La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

a.       Logotipo.

b.       Nombre de la empresa.

c.        Lugar y fecha de elaboración.

d.       Responsables de la revisión y autorización.

e.       Índice con la relación de capítulos que forman el manual.

f.         Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.

g.       Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.

h.        Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.

i.          Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.      

El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

 

Actualización

Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.



FUENTES:

http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm
http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimientos.pdf