Elaboración de los manuales administrativos y del catálogo de descripciones y perfiles de puestos.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

El manual de organización es un instrumento metodológico de la ciencia y técnica de la administración; es un medio de acción práctica por excelencia, que ayuda grandemente al proceso de organización.

Constituye un complemento ideal de los organigramas, o mejor dicho, se complementan recíprocamente para dar informaciones claras y detalladas de la estructura y de las unidades que la integran. Estas unidades se señalan en los organigramas solamente con su titulo, pero el manual de organización las describe con detalle, en todo lo relativo a responsabilidades, tareas, atribuciones, deberes y funciones.

Aspectos Positivos Del Uso De Manual De Organización

• Contribuye a formular y crear la organización, así como al análisis de esta, con la finalidad de hacer evaluaciones parciales o totales.
• La descripción de los puestos y unidades de la organización contribuye a facilitar el conocimiento parcial de los fines y objetivos de la empresa o institución.
• Los manuales de organización suministran información sobre las relaciones de las distintas unidades y especifican la autoridad.
• Constituye un medio eficaz de la dirección de personal para la preparación de cuadros directivos y empleados.

Aspectos Negativos Del Uso De Manual De Organización

• La elaboración de un manual de organización es costosa y requiere tiempo, en consecuencia, no todas las empresas pueden tener ese instrumento.
• En virtud de que la organización es dinámica y cambiante la mayor dificultad la constituye su actualización; ya que el manual debe mantener ese mismo ritmo, lo cual resulta poco menos que imposible porque es muy arduo el proceso burocrático requerido para cambiar un puesto, ponerlo al día, oficializarlo y hacer efectivos esos cambios. Esto contribuye a aumentar la estructura de costos de la empresa y a suscitar dificultades en el seno de la organización.
• Cuando son excesivamente descriptivos y circunstanciales tienen efecto negativo sobre el personal, que no llega a entender de manera clara sus funciones y además se encuentra atado en perjuicio de su iniciativa; contrariamente, pueden resultar muy esquemáticos y en consecuencia, no explicar debidamente las funciones y las actividades; de igual manera es posible que omita un conjunto de relaciones que dada su naturaleza resulte imposible describirlas.

Etapas en la elaboración del manual de organización:

el primer paso es determinar lo que se desea alcanzar, y se deben plantear las siguientes preguntas:

1- ¿ Cual es el objetivo del organismo al crear este manual?

2- ¿ Que beneficios proporcionara el manual a los usuarios?

3- ¿ Que espero yo ( o mi departamento) lograr con este manual?

Una vez definido lo anterior, se procede a desarrollar el contenido del manual de organización.

Contenidos Y Formas De Los Manuales De Organización

Los manuales de organización contienen, fundamentalmente, una descripción de los puestos, lo cual es lo más importante. Además, señalan los fines de una empresa de cada una de las unidades principales de la estructura organizativa. Los manuales contienen también la base legal de la organización, su estructura, fecha de creación de la empresa o de la unidad administrativa, un organigrama de esta y hasta de sus unidades principales, las funciones de las unidades y de los cargos las responsabilidades y la autoridad de los mismos. Asimismo, describen las actividades específicas que se enumeran y que son un conjunto de tareas y labores.

En los manuales de organización no se acostumbra describir todos los cargos de la organización, es recomendable incluir los cargos correspondientes hasta el nivel técnico auxiliar, que incluye unidades como divisiones y departamentos, para el sector público; departamentos, secciones y divisiones para el sector privado.

El manual de organización se presenta en varias formas, una de ellas incluye un organigrama para cada una de las unidades principales, donde se van destacando sus funciones principales de cada una de ellas.

Esta manera de describir un puesto es poco frecuente además presenta el inconveniente de ser esquemático y escueto, aunque bastante gráfico. Para preparar un manual de este tipo se requiere un trabajo abundante y laborioso.

Otra forma muy corriente y de mucho uso es la de aquellos manuales que describen los cargos y las unidades mediante una nomenclatura orgánica que utiliza números correlativos, lo cual permite conocer las relaciones estructurales  de dependencia, así se sabe cual unidad es subalterna a otra.

Otros manuales describen por escrito la situación de dependencia jerárquica de cada unidad, detallan quien es responsable ante quien. Por ejemplo, para describir el cargo de jefe de personal explican que este es responsable ante el gerente general.

La estructura organizativa :

Ejemplo:
Descripción de Funciones del organigrama de un manual de organización de un plantel educativo.

DIRECTOR

·        Ubicación Organizacional:

–      Ocupa el primer nivel dentro del organigrama, es el puesto de mayor jerarquía dentro de la organización.

·        Coordinación:

–      Este puesto tiene coordinación con todos los demás puestos del organigrama.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Administra, coordina y supervisa todos los recursos de la organización (materiales, humanos y financieros), para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

·        Descripción Específica:

–      Lleva a cabo una junta periódica para la elaboración del “Plan General de Desarrollo Anual” de la empresa. 

–      Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con el encargado del departamento de Administración y Finanzas.

–      Participa en la elaboración y modificación de los planes de estudio en unión con el departamento Académico.

–      Aprueba la elaboración de documentos mediante su firma tales como: Certificados, boletas y constancias de estudio.

–      Recluta y selecciona el personal necesario para la organización.

–      Vigila la asistencia y el comportamiento del personal, así como de los alumnos de la institución.

–      Colabora en la realización de las campañas publicitarias de la institución, junto con el departamento de Mercadotecnia.

–      Autoriza permisos y prestamos respectivos al personal académico, así como permisos a los alumnos.

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

·        Ubicación Organizacional:

–      Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

·        Coordinación:

–      Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Mercadotecnia; con el Despacho Contable y proveedores hacia fuera de la misma.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Se encarga de tomar las decisiones administrativas y financieras necesarias para el buen desarrollo de las actividades de la empresa, mediante la emisión, análisis e interpretación oportuna de la información financiera que arroga la organización.

·        Descripción Específica:

–      Participa en la creación del “Plan General de Desarrollo Anual”, en coordinación con la dirección.

–      Participa en la elaboración del presupuesto de ingresos y egresos, junto con la dirección.

–      Se encarga de la sistematización de los procesos administrativos de la institución.

–      Realiza y aprueba el pago de honorarios, impuestos, mantenimiento, renta y demás gastos relacionados con la actividad de la empresa.

–      Lleva la contabilidad financiera y se encarga de emitir la información correspondiente. 

–      Mensualmente proporciona al despacho contable información necesaria para la elaboración de la contabilidad fiscal.

MERCADOTECNIA.

·        Ubicación Organizacional:

–      Se encuentra en el segundo nivel jerárquico de la organización, subordinado a la dirección de la misma.

·        Coordinación:

–      Su principal coordinación hacia dentro de la organización es con la Dirección y con el departamento de Administración y Finanzas; y con distintos medios publicitarios hacia fuera.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Se encarga de proporcionar al público una buena imagen corporativa del Instituto de Inglés “William Shakespeare”, así como ver que sus deseos de aprender el idioma inglés sean satisfechos.

·        Descripción Específica:

–      Se encarga de diseñar distintas campañas publicitarias de acuerdo a las temporadas de inscripción señaladas en el “Plan General de Desarrollo Anual” que es elaborado con su participación.

–      Selecciona los mejores medios publicitarios para atraer a los clientes.

–      Sugiere ideas de atención al cliente.

–      Se encarga de mejorar continuamente el servicio que se ofrece, de manera que se satisfagan las necesidades de aprendizaje del alumno.

–      Debe realizar anualmente una investigación de mercados en la cual se analice los más actuales requerimientos del mercado, en cuanto al idioma inglés se refiere.

–      Constantemente debe vigilar el desarrollo de otras organizaciones que representen competencia para el Instituto.

–      Periódicamente debe aplicar cuestionarios de retroalimentación a los alumnos del plantel para escuchar su opinión acerca del servicio ofrecido.

DEPARTAMENTO ACADÉMICO (MAESTRO).

·        Ubicación Organizacional:

–      Se encuentra ubicado en el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado al Director de la misma.

·        Coordinación:

–      Su principal coordinación se lleva a cabo con la Dirección y con el departamento de Apoyo Técnico Académico, así como con los alumnos de la institución de manera externa.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Instruir a los alumnos de manera que dominen el idioma inglés, a través de técnicas avanzadas de aprendizaje, y evaluando su desarrollo de forma periódica.

·        Descripción Específica:

–      Transmitir los conocimientos del idioma inglés a un grupo de alumnos, de acuerdo con el nivel de los mismos.

–      Elaborar y aplicar evaluaciones periódicas al alumno y realizar un reporte del aprovechamiento del mismo, así como llevar un control de su asistencia a clases.

–      Desarrollar actividades prácticas, con las cuales los alumnos participen de manera directa con el ámbito real de desenvolvimiento del individuo bilingüe.

–      Deben sugerir a la dirección los cambios que crean necesarios a los planes de estudio correspondientes, a través de las juntas académicas, basados en la constante modernización y tecnificación del lenguaje.

–      Periódicamente deben obtener la capacitación necesaria en coordinación con el departamento de Apoyo Técnico Académico.

APOYO TÉCNICO ACADÉMICO.

·        Ubicación Organizacional:

–      Se encuentra ubicado como departamento de asesoría. Su puesto inmediato superior es el Director.

·        Coordinación:

–      Su principal coordinación dentro de la organización es con el Director y con el departamento Académico.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Proponer soluciones a los distintos problemas que se presentan en la empresa relacionadas con el desarrollo académico, desde la capacitación a maestros hasta las herramientas de enseñanza-aprendizaje necesarias.

·        Descripción Específica:

–      Colabora en la elaboración del “Plan General de Desarrollo Anual”, junto con el Director de la empresa.

–      Participa de forma directa en la elaboración y actualización de  los planes de estudio de la institución.

–      Colabora en la elaboración y celebración de exámenes para su estandarización.

–      Convoca periódicamente a reunión de Maestros y Director para la actualización de los planes de estudios existentes. También es responsable de darles a conocer su estructura final.

–      Esta encargado de capacitar anualmente a los maestros dándoles a conocer las más recientes técnicas de enseñanza de un idioma extranjero.

SECRETARIA.

·        Ubicación Organizacional:

–      Se encuentra ubicado en primer nivel bis de la estructura organizacional, trabaja bajo las órdenes de la Dirección.

·        Coordinación:

–      Su principal relación con la organización se establece con la Dirección y con el Departamento Académico. De manera externa se relaciona con los alumnos.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Es la encargada de elaborar las formas y documentos correspondientes al giro del Instituto. También realiza actividades de apoyo a la Dirección y de atención al cliente.

·        Descripción Específica:

–      Elabora documentos tales como: boletas, cartas, certificados, expedientes y demás documentos  necesarios.

–      Lleva a cabo funciones de caja.

–      Recibe el pago de inscripciones y colegiaturas emitiendo el correspondiente recibo.

–      Realiza compras y efectúa pagos de cantidades no significativas.

–      Es la encargada de atender al cliente brindándole la información que requiera.

–      Hace y recibe llamadas telefónicas.

–      Llevar el control de asistencia de los maestros.

MANTENIMIENTO.

·        Ubicación Organizacional:

–      Ocupa el tercer nivel jerárquico de la organización, subordinado a la Dirección.

·        Coordinación:

–       Se coordina únicamente con la Dirección.

·        Descripción Genérica del Puesto:

–      Se encarga de conservar en condiciones óptimas de limpieza las instalaciones del plantel.

·        Descripción Específica:

–      Aseo de salones y de las oficinas de la Dirección.

–      Mantener en buenas condiciones los pizarrones, mesa y bancos de cada salón.

–      Anualmente debe pintar las partes más deterioradas de la institución.

TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional, son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. 

CONTENIDO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN :

 * Portada

* indice

*Presentación

* Objetivos

* Antecedentes

* Marco Jurídico

* Ámbito de aplicación 

* Atribuciones

* Estructura Orgánica (organigrama)

* Descripciones de puestos

* Funciones, responsabilidades

* Relaciones de coordinación 

* Director  y Firmas

NOTA: la información que deberá contener el manual de organización  dependerá de lo que se quiera mostrar, organizar o clasificar, con el fin de dar a conocer al personal y al espacio que se pretenda convencer.