Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias.
Las políticas son la actitud de la administración superior. Las políticas escritas establecen líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social.
OBJETIVO DEL MANUAL DE POLITICAS
- Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
- Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
- Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
- Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
- Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
- Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
Contenido del Manual de Políticas:
Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables.
- ÍndiceObjetivos del ManualAlcanceComo usar el manualRevisiones y recomendaciones
- Introducción
- Organigrama
- Declaraciones de Políticas
Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad.
Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los mismos de la manera establecida.
Algunas de las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.
FORMATO. Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.
NUMERACIÓN DE PÁGINAS. Después de seleccionar el formato, hay que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del manual de políticas y son:
a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo.
Pero también el menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del número 1.
b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por el de la sección y un guión.
ENCABEZAMIENTO DE PÁGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica, como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y vigencia, etc.
AUTORIZACIÓN DEL MANUAL
Una vez elaborado el manual de políticas y para poder .facilitar su implantación, se recomienda que sea autorizado por intervienen:
* Por la .alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.
* Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
* De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de técnicos en su caso.
* Del consultor externo en su caso.
DISTRIBUCIÓN CONTROL DEL MANUAL.
La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente
en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido íntegramente a todos los miembros del organismo.
En particular basta con que el personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe observar. Sólo los .administradores, los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas.
La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.
Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas periódicamente en forma sistemática para ser actualizadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. .
Al fin de contra restar la obsolescencia, habrá necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organización y métodos) o de su equivalente.
ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas política, eliminación, restauración, etc.).
ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones periódicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisión de los manuales de políticas. cuando menos una vez al año y, si los apartados cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.
RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACIÓN. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una política existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma más imparcial posible.
Joaquín Rodríguez Valencia
Como utilizar y elaborar manuales administrativos,
Manual de Políticas, Cáp. 6.
MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
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