Elaboración del catalogo
Introducción:
El catálogo de procedimientos y servicios es un instrumento de
referencia que recopila, describe, clasifica, y categoriza todos los
procedimientos y servicios existentes y en vigor en una organización.
Para la Universidad de Sevilla, el catálogo incluirá todos los
procedimientos y servicios que actualmente se gestionan. Esta recopilación
constituirá un inventario actualizado de los mismos que nos ofrecerá una visión
cuantitativa de nuestro proyecto de Administración Electrónica.
La información a incorporar en nuestro catálogo para cada
procedimiento y servicio es amplia. Y ello, porque éste deberá recoger una
clasificación y categorización de los procedimientos y servicios que ofrecemos,
para lo cual es imprescindible disponer de elementos de valoración de carácter
cualitativo, entre los que se encuentran: nivel de trasversalidad, complejidad,
utilización de aplicaciones informáticas, normativa aplicable etc.
Los objetivos del catálogo son:
- Cuantificar el volumen de procedimientos y servicios que se
gestionan de la Universidad.
- Aportar información que nos permita aproximarnos al nivel de
complejidad de los diversos procedimientos y servicios existentes.
- Posibilitar la definición de un conjunto de indicadores para
monitorizar el avance de la Administración Electrónica en la Universidad.
- Permitir la planificación de una implantación telemática escalonada.
- Dimensionar el esfuerzo económico que requiere el desarrollo del
proyecto.
- Identificar los procedimientos y servicios de respuesta inmediata.
- INFORMACIÓN NECESARIA.
El catálogo deberá contener, respecto de cada procedimiento y
servicio, la información que a continuación se recoge estructurada en tres
grandes bloques:
1.- Datos Generales:
- Denominación del procedimiento o servicio
- Breve descripción
- Unidad organizativa responsable
- Otras áreas o departamentos que intervienen
- Responsable directo
- Destinatarios (Alumnos, PDI, PAS, otros)
- Normativa aplicable
2.- Datos de Tramitación:
- Forma de iniciación
- Forma de terminación
- Periodo en el que se puede iniciar
- Sistemas o aplicaciones informáticas utilizadas
- Nivel actual de informatización en su tramitación
- ¿Podría incluirse como un servicio de respuesta inmediata?
- Documentación requerida para su tramitación
- Aplicación de tasas académicas o precios públicos
- Exigencia de notificación acreditada
- Número de trámites ó actuaciones administrativas
- Plazo medio de resolución
3.- Datos de Gestión:
- Volumen de expedientes que genera al año
- Participación de empresa o entidad externa a la Universidad
- Propuesta de indicadores para la monitorización del
procedimiento.
- METODOLOGÍA DE TRABAJO.
La Universidad de Sevilla se propone abordar la ejecución de este
proyecto apoyándose en el conocimiento y experiencia de una empresa de
consultoría externa. Se pretende que el esfuerzo que el proyecto va a exigir de
nuestro personal se optimice y oriente adecuadamente para conseguir los
objetivos propuestos, logrando a su vez un nivel de identificación, implicación y
motivación elevado.
Este enfoque pretende dar respuesta a las siguientes necesidades:
- Garantizar un tratamiento de la información homogéneo.
- Asegurar el cumplimiento de los plazos para que los
resultados obtenidos permitan cumplir la planificación global
del proyecto.
- Aliviar a los servicios de determinadas tareas con el objetivo
de optimizar al máximo su esfuerzo.
- Proporcionar la orientación e información necesaria para
minimizar la presencia de errores u omisiones.
La secuencia de actividades a realizar tanto por parte de la empresa
externa como de nuestro personal sigue el siguiente orden:
1º.- Recopilación de toda la información descrita en el punto 3 de este
documento, para cada uno de los procedimientos y servicios por parte de la
unidad organizativa responsable de la tramitación. Para ello, el máximo
responsable administrativo de cada una de las unidades en las que se
estructura esta Universidad deberá organizar internamente este trabajo,
planificando y controlando la realización de todas las tareas inherentes al
mismo con el propósito de lograr la consecución de este objetivo en los plazos
señalados (se adjunta como anexo II el modelo de ficha a cumplimentar).
2º.- Una vez recopilada toda la información, desarrollo de un taller de
trabajo con el fin de trasladar la misma a los consultores externos responsables
de la elaboración del catálogo. En este taller deberá participar el máximo
responsable administrativo de la unidad encargada de tramitar el procedimiento
o servicio, así como otro personal que éste estime necesario.
3º.- Generación de documentación del taller por parte de los consultores
externos y reporte de la misma al máximo responsable administrativo del
servicio ó área encargada de su tramitación, que deberá proceder a su revisión.
4º.- Validación de la documentación por parte del servicio ó área
responsable
5º.- Elaboración del catálogo de procedimientos y servicios de la
Universidad por parte de los consultores externos.
6.- Revisión y validación final por parte del equipo de dirección del
proyecto.
Finalmente, y como ya se ha mencionado entre los objetivos de este
proyecto, el trabajo a desarrollar pretende lograr además la identificación de
aquellos procedimientos y servicios que llamamos de respuesta inmediata
(SERI). Se trata de un concepto, presente en el proyecto de Administración
Electrónica de la Junta de Andalucía, que describe y clasifica procedimientos y
servicios teniendo en cuenta el tiempo necesario para que la administración
procese la solicitud y genere una respuesta hacia el ciudadano. Estos
procedimientos y servicios, en función de su demanda, aportan un enorme
beneficio hacia el administrado con un esfuerzo en su incorporación a la
plataforma de tramitación electrónica relativamente bajo. En consecuencia,
debemos ser capaces de identificar estos procedimientos y servicios para
lograr planificar su tramitación telemática de manera preferente. A continuación
se recoge la definición y clasificación de este tipo de servicios para una mejor
comprensión e identificación de los mismos.
PLANIFICACIÓN GLOBAL.
La planificación global del proyecto estima en 14 semanas la ejecución
del mismo, según el esquema que se recoge en el siguiente gráfico:
- Servicios Centrales de la Universidad de Sevilla.
- Ficha básica de procedimiento o servicio.
- Ficha básica de procedimiento o servicio cumplimentada.
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